A migração de diversos trabalhadores, de forma quase abrupta para o atual modelo de trabalho remoto, pegou diversos profissionais de surpresa. De repente as atividades que eram feitas de forma presencial foram substituídas integralmente por atividades realizadas a distância.
Não houve tempo para preparação ou capacitação
A realidade dos trabalhos remotos é antiga em diversos países. No Brasil, entretanto, o número de trabalhadores que seguiam este modelo era muito pequeno. E a necessidade de trabalhar desta forma tão repentinamente fez com que as pessoas não se preparasse e as próprias organizações não tivessem tempo para se ajustar.
Algumas poucas empresas ofereceram a seus funcionários treinamento para esta nova relação de trabalho e orientações gerais para o que deveria ser feito. Estas orientações foram muito mais de caráter técnico do que comportamental, deixando uma larga distância entre o que se entende das relações de trabalho remoto e a realidade cotidiana.
Gafes e deselegâncias em reuniões remotas
A falta de hábito de realizar reuniões neste modelo gerou um conjunto de gafes e deselegâncias que vêm sendo percebidas em organizações de todos os tipos. As mais comuns são:
– Reuniões marcadas em cima da hora.
– Reuniões sem pauta.
– Excesso de videoconferências.
– Falta de liderança nas reuniões.
– Falta de registro de ata de reunião.
– Vestimentas inadequadas.
– Uso incorreto do microfone.
– Interrupção da pessoa que está falando.
É certo que alguns desses mau hábitos já estava presentes nas reuniões realizadas de forma presencial. Contudo, a percepção destas deselegâncias ficou muito evidente pelas reuniões por intermédio de videoconferência, principalmente pela quantidade de reuniões que vêm sendo realizadas.
Dicas para não errar em reuniões por videoconferência
Para evitar cometer gafes, destacamos algumas dicas fundamentais para estes eventos:
1. Vista-se como se fosse para uma reunião presencial.
Não é porque você está em casa que vai aparecer em uma reunião de pijamas ou com aquela camisa velha que você adora usar em casa. Vista-se como se fosse para uma reunião presencial. Isso mostra seriedade de sua parte e evita que os demais desviem a atenção para sua roupa.
2. Fale olhando para a câmera.
Quando sua câmera estiver aberta e você for falar, olhe para a câmera. É muito estranho para quem está do outro lado ver você falando olhando para o lado. Por isso, coloque a câmera sobre o computador, se for necessário utilizá-lo.
3. Não interrompa quem estiver falando. Peça a palavra.
Nunca! Eu disse, nunca! Nunca interrompa quem estiver falando. Sempre aguarde a outra pessoa concluir sua fala para que você peça a palavra. Quando lhe for dada a palavra, fale. E seja breve e objetivo – isso demonstra respeito com o tempo das pessoas.
4. Cuidado com seu cenário.
Você não precisa ter um cenário incrível para participar de reuniões remotas. Mas também, seus colegas de trabalho, clientes ou fornecedores não precisam ver cama desarrumada ou roupa espalhada por todos os cantos. Use um fundo neutro: quadros, plantas ou até uma parece lisa são bem vistos.
5. Prepara-se para o momento e evite ser interrompido.
É um desafio participar de eventos remotos quando se tem crianças correndo pela casa, cachorros latindo, outras pessoas falando. Ainda assim, é preciso conciliar tudo isso com um ambiente tranquilo para suas reuniões. Busque um local tranquilo em casa e avise às pessoas que estará em reunião e que não pode ser interrompido. Pode ser difícil, mas é preciso tentar!
6. Sempre teste os equipamentos.
Não tem coisa pior do que ficar testando equipamentos como microfone e câmera com a reunião já em andamento. Teste tudo o que puder antes e evite falhas tecnológicas. Vale rever sua conexão de internet, computadores, smartphones, etc. É importante garantir que você tenha os equipamentos adequados para este novo momento.
7. Avise com antecedência se precisar sair da reunião.
Se você precisar sair da reunião antes de ela acabar, avise ao responsável com antecedência. Não interrompa a reunião no meio para avisar que vai sair, muito menos saia sem avisar. Mande mensagem para quem convocou avisando que terá que sair em um determinado horário. Quando chegar este horário, se outra pessoa estiver falando, simplesmente saia.
Sabemos que há enormes desafios nas reuniões remotas, mas estas dicas podem ajudar muito você a ficar bem na imagem de seus colegas de trabalho!
Bruno Malheiros é pedagogo, psicopedagogo, orientador educacional, formador de professores na faculdade de educação e gestor de recursos humanos. Vencedor do Prêmio Jabuti com o livro ‘Didática Geral’, na categoria educação, atua como consultor em educação e RH.